Webmail là gì? Tìm hiểu chức năng và hướng dẫn sử dụng Webmail.

Webmail đã chứng minh được vai trò quan trọng đối với hầu hết doanh nghiệp. Công cụ hỗ trợ đắc lực trong truy cập, quản lý Email người dùng trên mọi trình duyệt. Sau đây cùng tìm  hiểu rõ hơn các tính năng đến từ Webmail là gì.

Webmail là gì?

WebMail là ứng dụng quản lý việc gửi, nhận Email trực tuyến qua nền tảng website. Người dùng có thể thực hiện mọi tác vụ trên nhiều loại thiết bị khác nhau.

Sự hữu ích không chỉ dừng lại ở khả năng truy cập vào máy chủ Email. Bên cạnh đó, công cụ cũng cho phép người dùng làm việc trực tiếp với Email như đọc, gửi, nhận thư,…Nhờ có Web mail, bất kỳ ai cũng dễ dàng kết nối từ xa để xử lý công việc.

Các tính năng của WebMail

Có thể nói web mail không khác nhiều so với các dịch vụ mail khác. Tuy nhiên, nó cung cấp cho người dùng tất cả các chức năng để vận hành bằng email:

• Soạn Email: Các công cụ soạn thảo được hỗ trợ và bạn có thể đính kèm hình ảnh, tệp và email.
• Hộp thư (Inbox): Quản lý tất cả các email đến ngoại trừ hộp thư rác. Hộp thư đi: Nơi danh sách thư đã được gửi.
• Thư nháp (Drafts): Nơi lưu các thư nháp nhưng bị gián đoạn (mất kết nối Internet, thiết bị tắt nguồn). Ví dụ: nếu bạn soạn một tin nhắn và không lưu hoặc gửi đi, tin nhắn đó sẽ tự động được lưu vào hộp thư Thư nháp của bạn.
• Hộp thư riêng: Cho phép người dùng chủ động lưu trữ các email quan trọng hoặc theo các chủ đề riêng biệt. Đây là tính năng giúp việc quản lý hệ thống mail của bạn dễ dàng hơn, nhất là khi bạn có quá nhiều thư và cần tìm lại mail cũ.
• Thư rác: Các email được phân loại là nguy hiểm hoặc không an toàn sẽ tự động được chuyển tiếp tại đây. Hộp thư rác có thể bị xóa định kỳ. Vì vậy, bạn nên kiểm tra hộp thư rác thường xuyên để tránh bị mất những thư quan trọng.

Ngoài ra, các tính năng cơ bản khác của ứng dụng email cũng được tích hợp vào WebMail như: Tạo chữ ký của riêng bạn, thay đổi phông chữ, thay đổi giao diện quản trị …

Lợi ích của việc sử dụng Webmail là gì?

Dù được xem là một trong những nền tảng quản lý mail tốt nhất hiện nay nhưng chúng ta không thể phủ nhận tốc độ chính là một trong những hạn chế lớn nhất của Outlook. Và WebMail được xem là một giải pháp thay thế hoàn hảo.

Dưới đây là một vài ưu điểm của WebMail mà bạn nên xem xét:

• Dễ dàng sử dụng: Giao diện WebMail cung cấp vô cùng cơ bản và không có quá nhiều khác biệt với các ứng dụng quản lý email hiện nay.
• Backup: là tính năng không thể thiếu của email dành cho doanh nghiệp. Tính năng này làm giảm thiểu rủi ro mất dữ liệu người dùng hoặc các sự cố mất dữ liệu.
• Không cần dùng tới máy tính: WebMail cho phép người dùng truy cập từ bất kì thiết bị nào. Miễn là có kết nối internet và có thể dùng trên nhiều loại thiết bị khác nhau.
• Khả năng tìm kiếm: Dễ dàng tìm kiếm email bằng từ khóa, rất tiện lợi khi số lượng email trở nên quá lớn.
• Giới hạn lưu trữ: Nếu phải so sánh với các dịch vụ trên thị trường hiện nay thì WebMail đặc biệt có ưu thế về giới hạn lưu trữ khi cung cấp dung lượng miễn phí khá lớn.

Ưu điểm khi sử dụng WebMail

Với chất lượng của nền tảng quản lý Mail tốt nhất hiện nay, WebMail mang đến nhiều lợi ích cho người sử dụng.

• Dễ sử dụng: Giao diện WebMail đơn giản, không có khác biệt quá nhiều so với các ứng dụng khác nên rất dễ thao thác và sử dụng.

• Backup: Đây là một trong những ưu điểm nổi bật của WebMail. Nó sẽ giúp bạn sao lưu dữ liệu, hạn chế thấp nhất những rủi ro khi xảy ra sự cố mất dữ liệu.

• Linh hoạt trong sử dụng: Bạn có thể truy cập WebMail từ bất kỳ địa điểm nào, miễn là có kết nối Internet. Việc truy cập có thể thực hiện trên nhiều loại thiết bị khác nhau: máy tính, điện thoại, máy tính bảng,…

• Dễ dàng tìm kiếm Email: Để tìm kiếm thư điện tử nhanh chóng, đặc biệt khi số lượng Email quá lớn, bạn chỉ cần nhập từ khóa liên quan đến Email. Công cụ sẽ hiển thị các Email liên quan có chứa những từ bạn đã nhập.

• Giới hạn lưu trữ: So với các nền tảng quản lý Email trên thị trường hiện nay, WebMail nổi trội hơn về giới hạn lưu trữ khi cung cấp dung lượng miễn phí khá lớn. Điều này giúp bạn giảm được lượng dữ liệu phải lưu trên máy cá nhân.

Cách sử dụng WebMail để gửi và nhận mail

Sau khi đã nắm được những thông tin cơ bản về WebMail, bạn có thể tự mình trải nghiệm dịch vụ này. Dưới đây là hướng dẫn cách gửi và nhận mail trên WebMail:

Nhận Email

Bước đầu tiên, bạn cần truy cập vào WebMail theo đường dẫn có dạng yourdomain.com/webmail. Liên hệ nhà cung cấp dịch vụ hosting bạn đang dùng để lấy thông tin tài khoản và mật khẩu. Nếu là lần đầu sử dụng, bạn sẽ được chuyển đến trang chính.

Tại đây, chọn dòng “Set as Default”, tiếp theo chọn dòng “roundcube” để vào giao diện của WebMail.

Gửi Email

Tương tự như trên, bạn cần truy cập vào WebMail và đăng nhập thông tin tài khoản, mật khẩu. Tại giao diện chính chọn “Compose” để bắt đầu soạn email.

Một trình soạn thảo tương tự như các công cụ quản lý email khác sẽ hiện ra sau bước này. Hãy nhập đầy đủ thông tin bao gồm tiêu đề, địa chỉ người nhận, nội dung email và nhấn nút “Send” để hoàn tất quá trình gửi mail.

LIÊN HỆ

Hotline: 0988 525 515 (Mr Huyen)

Email: minhkhangnetwork@gmail.com

Fanpage: Minh Khang Network

Facebook cá nhân: https://fb.com/tranhuyendn85

Địa chỉ: K44/54/12 Đà Sơn, Quận Liên Chiểu, Tp Đà Nẵng

Website: https://minhkhangnetwork.com